Vendor Terms & Conditions
By submitting a vendor application for With Love, JAPAN, you agree to the following terms and conditions.
1. Application and Booth Confirmation
Submitting an application does not guarantee a booth.
Applications will be reviewed by the organiser to maintain a balanced mix of products, services and activities at the event.
Approved applicants will receive a payment link. Payment must be completed within one week of receiving the payment link.
Your booth is confirmed only after payment has been received.
2. Booth Fee and Setup
The booth fee is NZ$80 + GST.
Each standard booth includes:
- One table: 1.9m (L) × 0.8m (W)
- Up to two chairs
- Space behind the table for chairs
Booth locations will be allocated by the organiser.
Vendors must keep displays, stock and equipment within their allocated space and must not obstruct walkways, emergency exits or neighbouring booths.
3. Products and Services
Vendors may only sell or provide the products and services described in their approved application.
If you wish to make a significant change to your products, services or activities after your booth has been confirmed, please contact the organiser in advance.
The organiser reserves the right to request changes to, or the removal of, products, displays or activities that are considered unsafe, inappropriate, unlawful, inconsistent with the event, or in breach of venue requirements.
4. Food and Beverage Vendors
Food and beverage vendors are subject to prior approval.
Vendors are responsible for ensuring that they comply with any applicable food safety, registration, licensing or other legal requirements relevant to their business.
5. Vendor Responsibilities
Vendors are responsible for:
- Their own products, equipment, cash and personal belongings
- All sales and transactions made with customers
- Keeping their booth area clean and tidy
- Removing all rubbish and belongings at the end of the event
- Obtaining any licences, registrations, permits or insurance required for their products or services
- Ensuring their activities comply with applicable laws and venue requirements
Illegal, dangerous, counterfeit or intellectual-property-infringing products are not permitted.
6. Loss or Damage
Vendors are responsible for taking reasonable care of their own property.
To the extent permitted by law, the organiser is not responsible for loss, theft or damage to vendors’ products, equipment, cash or personal belongings, except where caused by the organiser’s negligence or where liability cannot legally be excluded.
Vendors may be responsible for reasonable repair or replacement costs where they cause damage to the venue, furniture or equipment.
7. Payment and Confirmation
Submitting an application does not guarantee a vendor space.
Once your application has been approved, you will receive a payment link. Your vendor space will only be confirmed once full payment has been received.
Payment must be completed within the timeframe stated in the approval email. If payment is not received by the deadline, we reserve the right to offer the space to another applicant.
Payment deadlines may vary depending on the availability of vendor spaces.
8. Cancellation and Refunds
Cancellations received by 21 October 2026
A refund will be provided, less any non-refundable payment processing fees.
Cancellations from 22 October 2026 onwards
As a general rule, booth fees are non-refundable.
If the event is cancelled by the organiser, the booth fee will be refunded in full.
9. Event Changes
The organiser may make reasonable changes to the event programme, booth layout, timing or operational arrangements where necessary for safety, venue requirements or event operations.
Where a significant change directly affects a vendor, the organiser will make reasonable efforts to notify the vendor as soon as practicable.
10. Acceptance
By submitting the vendor application form, you confirm that you have read and agree to these Vendor Terms & Conditions.
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
With Love, JAPAN の出店申込フォームを送信することにより、以下の出店規約に同意したものとします。
1. お申し込み・出店確定
申込フォームの送信時点では、出店は確定していません。
イベント全体でさまざまな商品・サービス・体験を楽しんでいただけるよう、主催者が申込内容を確認します。
出店いただける方には支払いリンクをお送りします。支払いリンク受領後1週間以内にお支払いください。
出店料の入金確認をもって、正式に出店確定となります。
2. 出店料・ブース設備
出店料は NZ$80 + GST です。
通常ブースには以下が含まれます。
- テーブル1台：1.9m（L）× 0.8m（W）
- 椅子2脚まで
- テーブル後方の椅子設置スペース
出店場所は主催者側で決定します。
商品、展示物、備品等は指定された出店スペース内に設置し、通路、非常口、避難経路、隣接ブースを妨げないようにしてください。
3. 販売商品・サービス
原則として、申込時に申請・承認された商品・サービスのみ販売・提供できます。
出店確定後に販売内容、サービス、活動内容を大幅に変更する場合は、事前に主催者へご相談ください。
安全上の問題、法令違反、イベントの趣旨に合わない内容、または会場規則に反する展示・販売・活動について、主催者が変更または中止をお願いする場合があります。
4. 飲食販売
飲食物の販売については、事前に主催者の確認が必要です。
食品安全、営業登録、許可その他、出店内容に必要となる法的要件については、各出店者の責任で確認・対応してください。
5. 出店者の責任
各出店者は以下について責任を負うものとします。
- 商品、備品、現金、その他の所有物の管理
- お客様との販売・サービス提供および取引
- ブース周辺を清潔に保つこと
- イベント終了後のゴミ・持込品の撤去
- 必要な許可、登録、ライセンス、保険等の取得
- 法令および会場規則を遵守すること
違法品、危険物、コピー商品、知的財産権を侵害する商品の販売は禁止します。
6. 紛失・破損
出店者は、ご自身の商品・備品・所有物について適切に管理してください。
法律上認められる範囲において、主催者の過失による場合または法的に責任を除外できない場合を除き、商品の紛失、盗難、破損、現金その他の所有物の損失について、主催者は責任を負いません。
出店者の行為により会場、家具、設備等を破損した場合、合理的な範囲で修理費または交換費をご負担いただく場合があります。
7. お支払いと出店確定
出店申込フォームを送信した時点では、出店は確定しておりません。
お申し込み内容を確認後、出店が承認された方へお支払いリンクをお送りします。出店料のお支払い完了をもって、正式な出店確定となります。
お支払いは、承認メールに記載された期限内にお願いいたします。期限までにお支払いが確認できない場合は、他の出店希望者へ枠をご案内する場合があります。
なお、出店枠の空き状況により、お支払い期限が異なる場合があります。
8. キャンセル・返金
2026年10月21日までのキャンセル
決済時に発生し返還されない決済手数料相当額を差し引いた金額を返金します。
2026年10月22日以降のキャンセル
原則として、出店料の返金はいたしかねます。
主催者都合によりイベントを中止する場合は、出店料を全額返金します。
9. イベント内容の変更
安全管理、会場規則、イベント運営上必要な場合、主催者はイベント内容、ブース配置、時間、運営方法等を合理的な範囲で変更する場合があります。
出店者に大きな影響を与える変更がある場合は、可能な限り速やかにご連絡します。
10. 規約への同意
出店申込フォームを送信することにより、本規約を確認し、同意したものとします。